مدل تعالی پروژه
مدل تعالی پروژه یا PEM(Project Excellence Model) از جمله ابزارهای مدیریتی هست که برای استفاده از روشهای بهبود، تواناییها و زمینه های بالقوه پیشرفت در پروژه استفاده میشود.
با استفاده از این مدل که مخصوص ارزیابی پروژه است میتوان پروژه ها را در مسیر بهبود مستمر قرارداد. متولی و ارائه دهنده مدل موسسه بین المللی مدیریت پروژه یا IPMA(International Project Management Association) است که از سال 2002 از این مدل برای ارزیابی پروژه ها، امتیازدهی و در نهایت صدور گواهینامه های تعالی برای پروژه ها استفاده می نماید.
در حال حاضر مدلهای تعالی و بلوغ موجود در سه عرصه ارزیابی سازمان، پروژه و افراد تیم پروژه چارچوبی مدون جهت ارزیابی میزان تعالی سازمان، پروژه یا فرد در به کارگیری بهترین شیوهها فراهم می آورند و در این میان رهبران پروژهها موفقیت پروژه خود را در دو عرصه دنبال میکنند، عرصه فرایندهای مدیریت پروژه به عنوان توانمندساز و عرصه نتایج پروژه به عنوان برون داد تحقق اهداف پروژه.
عملکرد بالا در پروژه ها و مدیریت پروژه سرآمد، همواره مهم ترین هدف مدیران پروژه و مدیران ارشد سازمان های پروژه محور بوده است و در راستای تحقق این هدف، انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA) استاندارد مبنای تعالی پروژه (PEB) را ارائه کرده است. این مدل یک ابزار الگوبرداری جهت بهبود مدیریت پروژه و ارزیابی دستاورد های پروژه هاست که بر اساس آن IPMA هر ساله جایزه بین المللی مدیریت پروژه (معروف به اسکار مدیریت پروژه) را به پروژه های برگزیده در سطح دنیا اعطا می نماید.
كاركنان و اهداف:
این بخش، فنداسیون اصلی تعالی پروژه را تشکیل میدهد. وجود نیروی کار مناسب تحت مديريت رهبران متعالی از جمله عوامل کلیدی برای ارتقاء پروژه هستند و میتوانند به پروژه کمک کنند که از حدود استانداردهای تعیین شده پیشی بگیرند.
فرآیندها و منابع:
این بخش شامل روشهای لازم برای تقویت تعالی از طریق اجرای فرآیندهای منطقی و اختصاص منابع کافی می باشد که به شکلی پایدار و اثربخش به کار گرفته میشوند. این بخش در عین حال مبنایی است برای رسیدن به نتایج ملموس از نوآوریها ، خلاقیت ها و تبدیل آنها به نقطه شروع برای سایر پیشرفتها.
نتایج پروژه:
رویکرد مدیریت پروژه تنها در صورتی متعالی است که منجر به نتایج پایدار و فراتر از انتظار برای تمامی ذینفعان شود. این بخش مکمل دو بخش قبلی است به طوری که امکان ثبات نتایج متعالی را طبق تعریف ذینفعان پروژه فراهم می کند.
می توان از طریق حصول اطمینان از تعامل بین بخشهاي اصلی مدل تعالی پروژه ، به ارزشهای زیر در کسب و کار دست یافت.
عملکرد:
افرادی که انگیزه لازم برای رسیدن به اهداف را دارند، برای رسیدن به نتایج بیشتر تلاش میکنند .
اثربخشی و کارایی: استفاده از فرآیندها و منابع مناسب توسط افراد با انگیزه، توسعه دهنده اثربخشی و کارایی است .
قابلیت اطمینان:
وجود فرآیندهای شناخته شده و منابع به اندازه کافی امکان تحقق اهداف بلند مدت و کوتاه مدت را فراهم میسازد.
انعطاف پذیری:
مشاهده موفقیت در انجام پروژهها به صورت امری معمول باعث میشود که افراد درک بهتری در مورد اهداف پروژه بدست بیاورند و راهبرد پروژه به صورت پیوسته ارتقاء پیدا کند.
بهبود مستمر:
نتایج بدست آمده از تحـلیل نتایج، امـکان ارتقاء فرآینـدها و منـابع را فراهم می کند.
امکان تغییر مقیاس پروژه (مقياس پذيري):
افرادی که انگیزه کافی برای رسیدن به اهداف را دارند به دنبال فرصتهایی هستند که توانایی خود را از طریق توسعه و کاربرد فرآیندها و منابع مناسب، افزایش دهند.
پایداری:.
پایداری از طریق تحقق پیوسته نتایج، نظارت دائمی و استفاده از نتایج پروژه برای تحقق اهداف سازمانی، تقویت مدیریت، تحکیم فرآیندهای لازم و حصول اطمینان از استفاده مسئولانه از منابع ضروری است.
زیر بنا و مبنای مدل تعالی (PEM) برگرفته از مفاهیم مدیریت کیفیت جامع (TQM) و مدل (EFQM) (که اصالتاً برای ارزیابی صنایع تولیدی و کارخانه ای بنا گردیده اند) بوده و مختص پروژه ها طراحی شده است. این مدل مبنای جایزه بین المللی مدیریت پروژه می باشد.
مدل تعالی پروژه مفهومی گسترده و باز دارد و استفاده از آن در همه پروژه هایی که از روش ها، شیوه های متدلوژی های مختلف مدیریت پروژه استفاده می کنند، امکان پذیر است. در واقع این مدل به هیچ متدولوژی و روش خاص اجرای مدیریت پروژه وابسته نیست و این موضوع می تواند مهمترین مزیت این مدل در مقایسه با سایر مدل ها و روش های ارزیابی بلوغ، تعالی و سلامت مدیریت پروژه باشد. مدل تعالی پروژه به تیم پروژه در شناسایی نقاط ضعف و زمینه های قابل بهبود کمک می کند. این مدل می تواند در یکی از موارد زیر مورد استفاده قرار گیرد:
خودارزیابی
چارچوب مشترک برای الگوبرداری
ارزیابی جهت شناسایی نفاط قوت و نواحی قابل بهبود
ارزیابی برای شرکت در جایزه ملی/بین المللی
این مدل بر مبنای مدیریت کیفیت فراگیر و با توجه به 7 مفهوم زیر شکل گرفته است.
رضایت مشتری:
در تمامی شرکت ها و پروژه هایی که به خوبی مدیریت می شوند، مشتری (با تمام مسائل و مشکلاتش) مهمترین عنصر درگیر می باشد. مشتری تعیین کننده کیفیت لازم می باشد و تیم پروژه باید نیازها و درخواست های مشتری را بطور کامل درک کند.
توسعه و مشارکت کارکنان:
پتانسیل کامل کارمندان را تنها می توان در محیط هایی که دارای اعتماد و گشودگی هستند مشاهده نمود.
شراکت با تأمین کنندگان:
یک رابطه قوی بین مشتری - تأمین کننده که برپایه اعتماد و همکاری بنا شده باشد بهترین دارایی برای طرفین می باشد.
رهبری:
رهبرانواقعی فرهنگ سازمان را شکل می دهند و منابع و تلاش های سازمان را در جهت دستیابی به بهترین عملکرد سازمان هدایت می کنند. در نتیجه داشتن رهبری قوی الزامی است.
مسئولیت اجتماعی:
هر شرکت موفق باید این نکته را مدنظر قرار دهد که تا زمانی که از محیط خود جدا نشده باشد قادر به اتخاذ تصمیمات اختیاری می باشد. مسئولیت های اخلاقی و اجتماعی نقش مهمی را در تمامی تصمیمات ایفا می کند.
فرآیندها و واقعیت ها:
فعالیت ها به صورت سیستماتیک انجام می گیرند و باید به طور دائم بهبود یابند. واقعیات و سنجش های دقیق باید مبنای عملی قرار گیرد.
نتایج:
برای داشتن نتایج برجسته و ماندگار، انتظارات و نیازهای هرکدام از گروه های درگیر باید متعادل باشد. 9 معیار اصلی و 22 معیار فرعی براساس همین ایده و برای سنجش روند پیشرفت پروژه ها به سمت دستیابی به دستاوردهای بزرگ حاصل شده است.
در ساختار این مدل از مولفه هایی که هر کدام نشان دهنده یک معیار اصلی برای ارزیابی پیشرفت سازمان به سمت تعالی می باشند، استفاده شده است. هریک از معیارهای اصلی دارای تعریفی می باشندکه بیانگر مفهوم کلی آن ها است و برای بسط این مفاهیم اساسی، هر معیار اصلی توسط چند زیر معیار مورد بررسی قرار می گیرند. هر زیر معیار نیز از نکات راهنما تشکیل شده است که در حین ارزیابی باید مورد توجه قرار گیرند.
براساس مفاهیم بالا 9 معیار استخراج شده است تا براساس آن ها قضاوت گردد که آیا پروژه ها در راستای تعالی مدیریت شده اند یا خیر. این معیارها به دو دسته تقسیم شده اند:
مدیریت پروژه (معیارهای توانمندساز): پروژه چگونه است؟ چگونه مدیریت می شود؟
نتایج پروژه (معیارهای نتیجه گرا): پروژه چه دستاوردهایی داشته است؟ خروجی های آن چه بوده است؟
تقریباً تمام مدل های سرآمدی بین معیارهای توانمندساز عواملی می باشند که باعث می شوند سازمان بتواند توانمندی های خود را بالا ببرد و بلوغ خود را افزایش دهد؛ درحالی که معیارهای نتیجه گرا نشان دهنده نتایج حاصل شده در تلاش به سوی سرآمدی می باشند.
در واقع معیارهای مدیریت پروژه ای در مورد میزان تعالی رویه ها و معیارهای نتایج پروژه در مورد میزان تعالی نتایج اظهار نظر می کنند. این 9 معیار و وزن آن ها در شکل زیر نشان داده شده است.
در زیر به بیان کلی این معیارها می پردازیم:
اهداف پروژه (140 امتیاز):منظور آن است که پروژه چگونه اهدافش را بر مبنای اطلاعات گسترده ذینغعان درگیر در پروژه تدوین کرده، توسعه داده، بررسی کرده و محقق می سازد.
رهبری (80 امتیاز):چگونه رفتار همه مدیران پروژه الهام بخش، پشتیبانی کننده و ترویج دهنده "تعالی پروژه" می باشند.
کارکنان (70 امتیاز):چگونه اعضای تیم پروژه مشارکت داده می شوند، استعداد آن ها چگونه نگریسته شده و مورد استفاده قرار می گیرند.
منابع (70 امتیاز):چگونه منابع موجود به صورت موثر و کارآمد مورد استفاده قرار می گیرند.
فرآیندها (140 امتیاز):چگونه فرآیندهای مهم پروژه شناسایی، بررسی و در صورت لزوم تغییر می کنند.
همچنین معیارهای نتایج پروژه در زیر فهرست شده اند:
نتایج مشتری (180 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت مشتری به چه دست می یابد.
نتایج کارکنان (80 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت و انتظارات کارکنان درگیر در آن به چه دست می یابد.
نتایج سایر طرف های درگیر (60 امتیاز): پروژه در رابطه با رضایت و انتظارات سایر ذینفعان به چه دست می یابد.
نتایج پروژه و نتایج کلیدی عملکرد (180 امتیاز): پروژه در رابطه با نتایج مورد نظر آن به چه دست می یابد.