دفتر مدیریت پروژه (PMO)

 

امروزه سازمان‌هایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده می‌کنند، افزایش یافته است. اما این رشد که موجب افزایش اثر بخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می‌شود، با مشکلاتی نیز مواجه است. زیرا سازمان‌ها در محیطی قرار گرفته اند که با افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای سریعتر، ارزانتر و بهتر انجام دادن کار پروژه‌ها، مواجه می‌شوند.

برخی از این مشکلات عبارتند از:

تعارض میان پروژه‌هایی که بر استفاده از سر منابع مشترک رقابت می‌کنند.

کمبود هماهنگی میان پروژه‌های در حال پیدایش.

فقدان دید جامع به سازمان و اهداف سازمانی به عنوان یک کل.

به منظور حل این مشکلات پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) مطرح ترین راه حل می باشد. در حقیقت با بهبود عملکرد سازمانی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، مدیریت پروژه به عنوان شایستگی محوری در سازمان گسترش یافته و در نتیجه آن سازمان با ارزش تر خواهد شد.

تعریف دفتر مدیریت پروژه:

دفتر مدیریت پروژه (PMO) یا دفتر پروژه، واحدی سازمانی برای مرکزیت دهی و هماهنگی مدیریت پروژه های تحت نفوذ خود است. دفتر مدیریت پروژه بر مدیریت پروژه ها، برنامه ها و یا ترکیب آنها نظارت می‌کند. دفتر مدیریت پروژه شامل کار‌کردهای پشتیبانی برای مدیریت پروژه به صورت آموزش، تهیه نرم افزار، تعیین خط مشی‌ها و رویه های استاندارد تا مدیریت مستقیم و واقعی پروژه ها و مسئولیت برای رسیدن به اهداف پروژه ایفای نقش می‌کند.

کارکردهای دفتر مدیریت پروژه:

حوزه‌ها

کارکرد

روش‌ها و استاندارد‍‌ها

۱-وضع روش‌ها و استانداردها

۲-بهبود و تداوم استانداردها و روش‌ها

۳-استاندارد سازی در برآورد/برنامه‌ریزی/زمانبندی/کنترل و گزارش دهی

۴-تدوین یک متدلوژی مدیریت پروژه

۵-تغییرات در متدلوژی موجود

۶- شناسایی استانداردهای مدیریت پروژه

۷-تدوین الگوهای مدیریت پروژه

۸- بهبود متدولوژی‌های موجود

بهبود شایستگی‌های مدیریت پروژه

۱-هماهنگ کردن و یا اجرا کردن برنامه‎‌های ‌آموزشی مدیریت پروژه

۲-بهبود شایستگی‌های فردی

۳-ایجاد خدمات مشاوره برای مدیریت پروژه

پیگیری و پایش پروژه‌ها

۱-پیگیری پروژه‌ها

۲-پایش و نظارت پروژه‌ها

حمایت از مدیران پروژه

۱-خدمات حمایتی برای مدیران پروژه

۲-خدمات مشاوره ویژه

۳- وضع راه ارتباطی حل مشکل مدیریت پروژه

۴-برنامه ریزی برای پوشش‌دهی مشکلات در پروژه‌ها

آرشیو

۱-وضع آرشیو از داده‌ها و آموخته‌ها

ارتقای مدیران پروژه

۱-ارتقا مدیران پروژه

ابزارها

۱-ایجاد شبکه آنلاین پروژه‌ها

۲-ایجاد و حفظ  ابزارهای مدیریت پروژه

منابع انسانی

۱-تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های مدیران پروژه

۲-تهیه شرح شغلی برای مدیران پروژه

۳-تعیین کارکرد منابع انسانی

شبکه‌گرایی و پایش محیطی

۱-شناسایی بهترین تجارب در مدیریت پروژه

۲-بهینه کاوی در مدیریت پروژه

مدیریت پورتفولیو پروژه‌ها

۱-مشارکت و یا مدیریت پورتفولیو

برنامه‌ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه

۱-برنامه‌ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه

۲- ایجاد برنامه ظرفیت منابع شرکت

سرمایه‌های فکری

۱-ایفای نقش به عنوان نگهبانی از سرمایه‌های  فکری مدیریت پروژه

مدل پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه:

پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) نیز یک پروژه است، زیرا اهداف تعریف شده ای دارد، موقت است و محدودیتهای سرمایه ای دارد و به دستاوردی یکتا منتهی می‌شود. زمان مورد نیاز برای پیاده ‌سازی دفتر مدیریت پروژه بسته به محدوده دفتر مدیریت پروژه، اندازه سازمان، پراکندگی جغرافیایی و سطح بلوغ مدیریت دارد.

گام اول: پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه بسته به بلوغ مدیریت پروژه سازمان، وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه، فرهنگ سازمانی، اندازه سازمان و عوامل دیگر به چندین فاز تقسیم می‌شود. که سازمان‌های مختلف می‌توانند بنا به شرایط خود تعداد آن را تعیین کنند.

گام دوم: هر یک از این مراحل نیز خود به مرحله‌های فرعی‌تر تقسیم می‌شوند. این مرحله‌های فرعی، شامل مراحل: آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، کنترلی و اختتامی می‌شوند.

گام سوم: سازمان پس از ارزیابی که در اولین مرحله انجام میگردد، اولویت کارکردهای دفتر مدیریت پروژه خود را تعیین می‌کند و زمان و مرحله مناسب برای پیاده سازی آن کارکرد را تعیین می‌کند.

۱-فرآیند آغازین (تدوین منشور دفتر مدیریت پروژه و انجام ارزیابی اولیه):

قبل از شروع فرایند آغازین افراد ضروری و اولیه برای ارزیابی وضعیت کنونی و تهیه منشور باید مشخص شده باشند. این افراد از این پس نمایندگان تغییر نامیده خواهند شد. ولی بهتر است که حتما یکی از این افراد، فردی باشد که به نحوی مسئولیت دفتر مدیریت پروژه (PMO) در مراحل بعدی به او داده شود تا تعهد بیشتری به اجرای فرآیند آغازین پروژه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داشته باشد. زمانی که در سازمان تصمیم به پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه گرفته می شود، اولین گام ارزیابی وضعیت موجود سازمان است. فرایند ارزیابی به منظور بررسی وضعیت کنونی کارکرد‌های دفتر مدیریت پروژه، روش‌های تولید دستاورهای مدیریت پروژه، گزارش پیشرفت موضوعات، مصاحبه با ذینفعان کلیدی، شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و تعیین هم سویی با PMBOK انجام می شود.

۱-۱-ورودی‌های فرآیند آغازین:

۱-۱-۱-چشم‌انداز، ماموریت و استراتژی‌های سازمان.

۲-۱-۱-عوامل محیطی پیاده سازی PMO.

3-1-1-سرمایه‌های فرآیندی سازمان.

۲-۱-ارزیابی فرآیند آغازین.

۳-۱-خروجی‌های فرآیند آغازین:

۱-۳-۱-گزارش ارزیابی.

۱-۱-۳-۱-یافته‌ها و توصیه‌ها.

۲-۱-۳-۱-یادداشت‌ها و مصاحبه‌ها و نظرسنجی‌های تکمیل شده.

۳-۱-۳-۱-ارائه جمع‌بندی با پاورپوینت.

۲-۳-۱-منشور پروژه.

۳-۳-۱-بیانیه ماموریت و اهداف آن.

۴-۳-۱-بیانیه محدوده.

۱-۱- ورودی ها:

۱-۱-۱- چشم‌انداز، ماموریت و استراتژی‌های سازمان:

پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) را بر مبنای برنامه‌ریزی های استراتژیک سازمان قرار داده و در تعیین اولویت کارکردها، محدوده، گستردگی و درجه ی فوریت پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه، با توجه به اهداف استراتژیک ذکر شده در چشم انداز برنامه مناسبی برای پیاده سازی تدوین کرد.

۲-۱-۱-عوامل محیطی پیاده سازی PMO:

در هنگام تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه، همه عوامل و سیستم‌های محیطی که موفقیت دفتر مدیریت پروژه را تحت تاثیر قرار خواهد داد، باید مورد توجه قرار گیرند. مانند:

ساختارها و فرهنگ سازمانی

زیر ساخت ها (مانند تسهیلات موجود و تجهیزات سرمایه شده).

منابع انسانی موجود (مانند مهارت‌ها، تخصص‌ها و دانش‌ها در مدیریت پروژه، تکنولوژی اطلاعات، مدیریت ریسک و…).

اداره ی کارکنان (مانند دستور العمل‌های استخدام، ارزیابی عملکرد کارکنان و سوابق آموزشی).

سیستم تفویض اختیار سازمان.

تحلیل ریسک پذیری ذینفعان.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه.

۳-۱-۱-سرمایه‌های فرآیندی سازمان:

از اهداف دفتر مدیریت پروژه ایجاد متدلوژی مدیریت پروژه و تدوین استاندارد‌ها، رویه ها و الگوهاست. یکی دیگر از کارکرد‌های دفتر مدیریت پروژه ضبط سوابق و آموخته های پروژه های پیشین سازمان است.

۲-۱-ارزیابی:

ارزیابی به منظور بررسی روش‌های اجرایی کنونی تحویل پروژه، تحلیل ذینفعان و شناسایی اهداف استراتژیک سازمان و میزان هم راستایی با  استاندارد PMBOK صورت می‌گیرد.

۳-۱- خروجی ها:

 1-3-1-گزارش ارزیابی از وضعیت کنونی سازمان:

پس از اتمام ارزیابی گزارش ارزیابی در قالب : یافته‌ها و توصیه‌ها، یادداشت‌ها و مصاحبه‌ها و نظرسنجی‌های تکمیل شده و جمع‌بندی با پاورپوینت ارائه می‌گردد.

۱-۱-۳-۱-یافته‌ها و توصیه‌ها:

وضعیت کنونی کارکردهای دفتر مدیریت پروژه (PMO):

متدولوژی استاندارد.

کنترل و نظارت بر عملکرد پروژه.

توسعه قابلیت‌های مدیریت پروژه افراد.

مدیریت منابع انسانی ( مدیریت پروژه).

ارزیابی پس از پروژه و یادگیری سازمانی.

آرشیو.

ارتقاء مدیریت پروژه.

پایش محیطی و شبکه گرایی.

ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه.

بستر فرهنگی:

در صورتی که فرهنگ سازمانی مخالفت شدیدی با پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه داشته باشد، بایستی در مراحل اولیه “رویکرد پنهانی” پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه اجرا شود و سپس در مراحل انتهایی که نیاز به درگیر ساختن همه اعضاء کلیدی وجود دارد،” رویکرد آشکارا ” انتخاب شود. در رویکرد پنهانی می‌توان بدون معرفی دفتر مدیریت پروژه به عنوان ساختار سازمانی جدید، به پیاده سازی کارکردهای اولیه آن مانند تهیه متدلوژی مدیریت پروژه برای یک بخش سازمان اقدام کرد و در مراحل انتهایی که بایستی این متدلوژی در سرتاسر سازمان توسعه داده شود، به طور علنی به پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه پرداخت.

نیروی انسانی موجود:

کمبود نیروی انسانی حرفه ای مدیریت پروژه  چالش اساسی است که باید در مرحله ارزیابی به آن پرداخته شود.

فرصتها و محدودیتها:

یافته ها بایددر قالب جدولی با دسته بندی فرصتها و محدودیتها ایجاد شود تا به پیاده‌کنندگان دفتر مدیریت پروژه، در مراحل بعدی برای تهیه برنامه ای مناسب یاری برساند.

۲-۱-۳-۱- یادداشت‌ها و مصاحبه‌ها و نظرسنجی‌های تکمیل شده:

یادداشت‌ها و مصاحبه‌هایی که در مراحل مختلف ارزیابی انجام گرفته باید به طور کامل ثبت شوند تا برای مراحل بعدی، سند توجیهی اقدامات باشند. تفاوت این یادداشت ها و مصاحبه ها با یافته و توصیه ها در این است که یافته ها و توصیه ها در حقیقت تحلیل این یادداشتها و مصاحبه هاست و گاه ممکن است فرد تحلیل کننده بنا به پیش فرض های خود قضاوت ها و تحلیل‌های درستی ارائه ندهد و یا اینکه برای برخی از افراد، تاکید بیش از حد بر برخی توصیه ها غیر ضروری به نظر رسد که با رجوع به این مدارک، ابهامات شان بر طرف می شود.

۳-۱-۳-۱- ارائه جمع‌بندی با پاورپوینت:

در نهایت نتایج این یافته ها و توصیه ها و یادداشت ها و مصاحبه ها برای اطلاع مدیریت ارشد و سایر ذینفعان کلیدی با نرم‌افزار پاورپوینت در سازمان ارائه خواهد شد تا نیاز به دفتر مدیریت پروژه در همه سازمان درک شود.

۲-۳-۱- منشور پروژه:

الزاماتی که نیازها، خواسته ها و انتظارات مشتری، حامی و سایر ذینفعان را برآورده می سازد.

هدف دفتر مدیریت پروژه.

مدیر پروژه پیاده سازی آن.

تاثیر ذینفعان.

زمانبندی سنگ نشانه (MILESTONE).

بیانیه ماموریت دفتر مدیریت پروژه سندی است که نشان دهنده طیف فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه و آنچه دفتر مدیریت پروژه در سازمان قصد اجرا و پیاده سازی آن را دارد، می باشد.

۴-۳-۱- بیانیه محدوده:

 کارکردهایی سازمان خواهان پیاده سازی آنها است و کارکردهایی که سازمان قصد پیاده سازی آنها را ندارد، در این بیانیه می‌آید. علاوه بر شرح کارکردها، چارچوب زمانی پیاده سازی کارکردها نیز در قالب یک برنامه زمانی برای پیاده سازی ارائه می شود.

۲- فرایند برنامه ریزی:

۱-۲-ورودی‌های فرآیند برنامه‌ریزی:

۱-۱-۲-گزارش ارزیابی.

۲-۱-۲-منشور، ماموریت و اهداف.

۳-۱-۲-عوامل محیطی پروژه PMO.

۴-۱-۲-سرمایه فرآیندی سازمان.

۲-۲-تکنیک‌ها و ابزارهای فرآیند برنامه‌ریزی:

۱-۲-۲-تکنیک‌های برنامه‌ریزی نیروی انسانی.

۲-۲-۲-ابزارهای نرم‌افرازی و سخت افزاری برای برنامه ریزی.

۳-۲-خروجی‌های فرآیند برنامه ریزی:

۱-۳-۲-طراحی ساختار سازمانی و نقش ها و مسئولیت ها.

۲-۳-۲-برنامه اقدامات و ساختار شکست کارکردها.

۳-۳-۲-برنامه پیاده سازی و ساختار شکست کارهای پیاده سازی.

۴-۳-۲-زمانبندی و بودجه بندی.

۵-۳-۲-متدولوژی و الگوهای مدیریت پروژه مقدماتی.

۱-۲- ورودی ها:

در هر فرآیند جدید ورودی‌ها، شامل خروجی های فرایند قبلی می‌باشد. در این مرحله نیز ورودی‌ها شامل خروجی‌های فرآیند آغازین است که قبلا ذکر شده است.

۲-۲- تکنیک‌ها و ابزارها:

 ۱-۲-۲-تکنیک‌های برنامه‌ریزی نیروی انسانی:

نقش‌های متداول مانند: مدیر دفتر راهبردی پروژه، مدیران پروژه، برنامه ریزان پروژه، کنترل‌کنندگان پروژه، کارشناسان متدولوژی، کارشناسان مستندسازی، هماهنگ کننده اداری و… مشخص می‌گردد. پس از اینکه نقشها و مسئولیتها و رابطه گزارش دهی، تعیین شد، می‌توان ساختار سازمانی اولیه دفتر مدیریت پروژه را قبل از انتصاب کارکنان تعیین کرد.

۲-۲-۲-ابزارهای نرم‌افرازی و سخت‌افزاری برای برنامه‌ریزی:

این ابزارهای عبارتند از الگو ها، فرم ها، رویه ها، سیستم اطلاعات مدیریت پروژه کنونی و سایر ابزارهای مورد استفاده.

۳-۲-خروجی‌ها:

۱-۳-۲-طراحی ساختار سازمانی و نقش‌ها و مسئولیت‌ها:

که در بخش ۲-۲-۱ توضیح داده شده است.

۲-۳-۲-برنامه اقدامات و ساختار شکست کارکردها:

برنامه اقدامات دفتر مدیریت پروژه از بخش‌های متفاوتی تشکیل شده است، که یکی از مهم‌ترین بخش‌های آن تعریف برنامه‌هایی برای یکپارچه کردن فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه با فعالیت‌های چرخه حیات پروژه‌های سازمان است. در برنامه اقدامات دفتر مدیریت پروژه، کارکردهای اولویت‌بندی شده سازمان برای پیاده سازی، شرح کارکردها و سایر جزئیات، برنامه‌ریزی می‌شود. در این برنامه ساختار شکست کارکردهای دفتر مدیریت پروژه تهیه می‌شود. ریسک‌های پیاده سازی شناسایی و برای آنها برنامه‌ریزی می‌شود. متریک‌ها(KPI)  در برنامه برای ارزیابی عملکرد گنجانده می‌شود. از دیگر مواردی که در برنامه به آن پرداخته می‌شود، ایجاد دستورالعمل‌هایی برای آموزش رسمی، ارشاد کردن و آموزش در حین شغل می باشد.

۳-۳-۲-برنامه پیاده‌سازی و ساختارشکست کارهای پیاده‌سازی:

این ساختار شکست کار با ساختار بیان شده در برنامه اقدامات متفاوت است زیرا ساختار شکست ارائه شده در اینجا مربوط به اقدامات برای پیاده‌سازی است ولی ساختار بیان شده در برنامه اقدامات محصول‌گراست تا پروژه‌گرا، به عبارتی به شکست کارکردها می‌پردازد تا شکست کارهای مورد نیاز برای پیاده سازی کارکردها.

۴-۳-۲-زمانبندی و بودجه بندی:

بودجه‌بندی و زمان‌بندی در قالب برنامه ساختارشکست و پیاده سازی گنجانده می‌شود.

۳- فرآیند اجرایی:

فرایند اجرایی در برگیرنده فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل کارهای تعریف شده در برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) است تا الزامات پروژه را برآورده سازد. فرآیند اجرایی در اولین مرحله، دربرگیرنده فعالیت‌هایی از قبیل انتصاب کارکنان جدید، برای دفتر مدیریت پروژه با مهارت‌هایی که در فرایند برنامه‌ریزی و در حین تعیین نقشها و مسئولیت‌ها، تعریف شد، می‌باشد. در این فرآیند پس انتصاب کارکنان آموزش‌های مورد نیاز در زمینه مدیریت پروژه، تدارک خواهد دید.

۱-۳-ورودی‌های فرآیند اجرایی:

۱-۱-۳-طراحی ساختار سازمانی و نقش‌ها و مسئولیت‌ها.

۲-۱-۳-برنامه پیاده‌سازی.

۳-۱-۳-برنامه اقدامات.

۴-۱-۳-زمانبندی و بودجه‌بندی.

۲-۳-ابزار و تکنیک‌های فرآیند اجرایی:

۱-۲-۳-تکنیکهای انتصاب کارکنان.

۲-۲-۳-تفویض اختیار و مسئولیت.

۳-۲-۳-آموزش.

۴-۲-۳-Mentoring.

5-2-3-رهبری کردن فرآیندها و برنامه‌های PMO.

3-3- خروجی‌های فرآیند اجرایی:

۱-۳-۳-برنامه حاکمیت.

۴- فرآیند کنترلی:

فرایند کنترلی به طور مداوم بر پیشرفت، سنجش و نظارت دارد تا انحرافات رخ داده نسبت به برنامه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO)، شناسایی شده و بتوان اقدامات اصلاحی برای برآورده کردن اهداف پروژه، پیاده ساخت.

۱-۴-ورودی‌های فرآیند کنترلی:

۱-۱-۴-برنامه حاکمیت.

۲-۱-۴-برنامه اقدامات.

۳-۱-۴-برنامه پیاده‌سازی.

۲-۴-ابزارها و تکنیک‌های فرآیند کنترلی:

۱-۲-۴-تکنیک سنجش‌های عملکرد.

۳-۴-خروجی‌های فرآیند کنترلی:

۱-۳-۴-گزارشات عملکرد و پیشرفت.

۲-۳-۴-پیشنهاد اقدام ارسالی.

۳-۳-۴-ارزیابی برنامه‌ها و بازنگری.

۵- فرآیند اختتامی:

فرایند اختتامی مشتمل بر فعالیت‌هایی برای اختتام فعالیت‌های هر مرحله از پروژه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO) است. پروژه پیاده سازیبا توجه به ابعاد سازمان،پراکندگی جغرافیایی و … به چندین مرحله تقسیم می‌شود که هریک در برگیرنده ۵ مرحله چرخه حیات هستند. در انتهای هر یک از این مراحل، با کمک فرایند اختتامی، مزایای قابل سنجش دفتر مدیریت پروژه در هر مرحله اندازه‌گیری و مستند می‌شود تا مبنایی برای آغاز مراحل بعدی باشد. در این فرایند برنامه انتقال به مرحله بعد تهیه می‌شود.

۱-۵-ورودی‌های فرآیند اختتامیه:

۱-۱-۵-گزارش عملکرد پیشرفت.

۲-۱-۵-پیشنهاد اقدام اصلاحی.

۳-۱-۵-ارزیابی برنامه‌ها و بازنگری.

۴-۱-۵-برنامه پیاده‌سازی.

۲-۵-ابزارها و تکنیک‌های فرآیند اختتامیه:

۱-۲-۵-تکنیک‌های اطلاع‌رسانی نتایج بدست آمده.

۳-۵-خروجی‌های فرایند اختتامیه:

۱-۳-۵-برنامه انتقال به مرحله بعد.

۲-۳-۵-نتایج مستند شده.

۳-۳-۵-سرمایه‌های فرآیندی سازمان.